Ať už používáte Excel pro podnikové finance nebo osobní rozpočet, funkce nástroje pro analýzu dat vám pomohou porozumět vašim datům. Zde je několik funkcí Excelu pro analýzu dat a jak mohou pomoci.
Rychlá analýza užitečných nástrojů
Pokud si nejste zcela jisti, jak nejlépe zobrazit data, nebo pokud jste novým uživatelem Excelu, funkce Rychlá analýza je nutností. S ním si jednoduše vyberete svá data a projdete různými analytickými nástroji, které Excel poskytuje.
Vyberte data, která chcete analyzovat. V dolním rohu vybraných buněk uvidíte malé tlačítko. Klikněte na tlačítko „Rychlá analýza“ a zobrazí se několik možností pro procházení.
Výběrem možnosti Formátování zobrazíte způsoby použití podmíněného formátování. Můžete také vybrat Grafy a zobrazit grafy, které Excel doporučuje pro vaše data, Součty pro výpočty pomocí funkcí a vzorců, Tabulky pro vytvoření tabulky nebo kontingenční tabulky a Sparklines pro vložení malých grafů pro vaše data.
Po výběru nástroje umístěte ukazatel myši na možnosti a zobrazí se náhled. Pokud například zvolíte Formátování, umístěte ukazatel myši na sloupcové grafy, barevný pruh, sadu ikon nebo jinou možnost, abyste viděli, jak budou vaše data vypadat.
Stačí si vybrat ten správný nástroj a můžete začít.
Analyzujte data a ptejte se
Další užitečnou vestavěnou funkcí Excelu je nástroj Analýza dat. S ním můžete klást otázky týkající se vašich dat a zobrazit navrhované otázky a odpovědi. Můžete také rychle vkládat položky, jako jsou grafy a tabulky.
Vyberte data, přejděte na kartu Domů a v části Analýza na pásu karet klikněte na Analýza dat.
Vpravo uvidíte otevřený postranní panel. Nahoře zadejte svůj dotaz do vyhledávacího pole. Případně můžete vybrat otázku v části Nevím, na co se zeptat nebo zobrazit doporučení na postranním panelu.
Pokud v seznamu vidíte tabulku nebo graf, které chcete použít, vyberte Vložit graf nebo Vložit kontingenční tabulku a přidejte je do listu jedním kliknutím.
Tabulky a grafy pro vizuální analýzu
Jak již bylo zmíněno výše, grafy jsou skvělé nástroje pro vizuální analýzu. Naštěstí Excel nabízí mnoho typů grafů a tabulek, z nichž všechny jsou vysoce přizpůsobitelné.
Vyberte svá data a přejděte na kartu „Vložit“. Můžete vybrat „Doporučené grafy“ v sekci „Grafy“ na pásu karet a zjistit, který graf Excel považuje za nejvhodnější pro vaše data.
Můžete také vybrat Všechny grafy v poli Doporučené grafy nebo vybrat konkrétní typ grafu ve stejné části pásu karet, pokud víte, jaký typ obrázku chcete.
Když vyberete typ grafu, uvidíte, že se objeví na vašem listu s již vloženými daty. Odtud můžete vybrat graf a použít kartu Návrh grafu, postranní panel Formát oblasti grafu a tlačítka grafu (pouze Windows) k přizpůsobení grafu a dat v něm.
Chcete-li se dozvědět více, podívejte se na našeho průvodce vytvářením grafů v Excelu. Můžeme vám pomoci vytvořit výsečový graf, vodopádový graf, trychtýřový graf, kombinovaný graf a další.
Řazení a filtrování pro snadnější procházení
Pokud chcete analyzovat určitá data v excelovém listu, pomohou vám s tím možnosti řazení a filtrování.
Můžete mít sloupce dat, které chcete seřadit abecedně, numericky, podle barvy nebo podle konkrétní hodnoty.
Vyberte svá data, přejděte na kartu Domů a otevřete rozevírací nabídku Seřadit a filtrovat. Můžete vybrat možnost rychlého třídění nebo „Vlastní třídění“ a vybrat konkrétní hodnotu.
Kromě třídění dat můžete pomocí filtrů zobrazit pouze data, která v daný okamžik potřebujete. Vyberte data, otevřete stejnou nabídku Třídění a filtrování a vyberte Filtr.
V horní části každého sloupce uvidíte tlačítka filtru. Kliknutím na tlačítko můžete tento sloupec filtrovat podle barvy nebo čísla. Můžete také použít zaškrtávací políčka ve spodní části vyskakovacího okna.
Chcete-li po dokončení filtr vymazat, klikněte na tlačítko filtru a vyberte možnost Vymazat filtr. Chcete-li filtrování úplně zakázat, vraťte se do nabídky Seřadit a filtrovat na kartě Domů a zrušte zaškrtnutí políčka Filtr.
Funkce pro vytváření vzorců
Funkce Excelu jsou fantastické nástroje pro vytváření vzorců, které vám umožňují manipulovat, upravovat, transformovat, slučovat, rozdělovat a dělat mnoho dalších věcí s vašimi daty. Pokud jde o analýzu dat, zde je jen několik funkcí, které se mohou hodit.
IF a IFS
Funkce IF a IF jsou v Excelu neocenitelné. Můžete spustit test a vrátit hodnotu true nebo false na základě kritérií. IFS umožňuje více podmínek. IF a IFS jsou také užitečné, když je zkombinujete s jinými funkcemi.
COUNTIF a COUNTIF
Funkce COUNTIF a COUNTIFS počítají počet buněk, které obsahují data splňující určitá kritéria. COUNTIFS umožňuje více podmínek.
SUMMIF a SUMIFS
Matematické funkce SUMIFS a SUMIFS přidávají do buněk hodnoty na základě kritérií. SUMIFS umožňuje používat více podmínek.
XLOOKUP, VLOOKUP a HLOOKUP
Funkce XLOOKUP, VLOOKUP a HLOOKUP vám pomohou najít konkrétní data v listu. Použijte XLOOKUP pro vyhledávání dat v libovolném směru, VLOOKUP pro vyhledávání dat vertikálně nebo HLOOKUP pro vyhledávání dat vodorovně. XLOOKUP je ze všech tří nejuniverzálnější a mimořádně užitečný.
UNIKÁTNÍ
Pomocí funkce UNIQUE vyhledávání můžete získat seznam pouze jedinečných hodnot z vaší datové sady.
Podmíněné formátování pro rychlé zjišťování dat
Podmíněné formátování je rozhodně oblíbenou funkcí. Jakmile jej nastavíte, můžete rychle najít konkrétní data, což urychlí vaši analýzu dat.
Vyberte svá data, přejděte na kartu Domů a klikněte na rozbalovací nabídku Podmíněné formátování. Uvidíte několik způsobů formátování dat, například zvýraznění buněk větších nebo menších než určitá hodnota nebo zobrazení prvních nebo posledních 10 položek.
Můžete také použít podmíněné formátování k vyhledání duplicitních dat, vložení barevných pruhů pro věci, jako jsou tepelné mapy, vytvoření pruhových grafů pro barevné indikátory a použití sad ikon pro praktické vizuály, jako jsou tvary a šipky.
Kromě toho můžete vytvořit vlastní pravidlo, použít více pravidel současně a odstranit pravidla, která již nepotřebujete.
Kontingenční tabulky pro komplexní data
Jedním z nejvýkonnějších nástrojů pro analýzu dat v Excelu je kontingenční tabulka. S ním můžete organizovat, seskupovat, sumarizovat a vypočítat data pomocí interaktivní tabulky.
Vyberte data, která chcete přidat do kontingenční tabulky, a přejděte na kartu „Vložit“. Stejně jako u grafů můžete návrhy Excelu zobrazit výběrem možnosti „Doporučené kontingenční tabulky“ v části „Tabulky“ na pásu karet. Případně ji můžete vytvořit úplně od začátku kliknutím na tlačítko kontingenční tabulky ve stejné sekci.
Poté uvidíte zástupný symbol přidaný do vašeho sešitu pro kontingenční tabulku. Na pravé straně použijte postranní panel Pole kontingenční tabulky k přizpůsobení obsahu tabulky.
Pomocí zaškrtávacích políček vyberte data, která chcete zahrnout, a poté oblasti níže pro použití filtrů a určení řádků a sloupců. Můžete také použít kartu Analyzovat kontingenční tabulku.
Protože kontingenční tabulky mohou být na začátku trochu zastrašující, podívejte se na našeho úplného průvodce vytvořením kontingenční tabulky v Excelu.
Napsat komentář