Jak přidat tagy do Asany

Asana je jedním z nejpopulárnějších nástrojů pro spolupráci na světě. S miliony zákazníků je vynikající pro každého nadšence produktivity. Navíc disponuje dostatečnou flexibilitou a nástroji pro dobrou práci jak s malými projekty a úkoly, tak s velkými firemními projekty.

Tým Asana každý rok vyvíjí a vydává nové funkce, které uživatelům poskytují užitečné funkce pro řízení projektů, jako je zobrazení časové osy a seznamu, abychom jmenovali alespoň některé.

V tomto článku probereme vše, co potřebujete vědět o používání tagů v Asaně. Probereme také, jak přidávat komentáře, spravovat opakující se úkoly a zobrazovat všechny štítky, abyste zajistili, že vaše projekty budou zpracovány včas.

Jak přidat tagy do Asany

Tagy jsou užitečným nástrojem, který vám poskytuje další úroveň kontroly nad jakýmkoli projektem nebo úkolem. Můžete je použít ke sledování průběhu vašeho projektu nebo je podle toho kategorizovat. Můžete také vidět všechny štítky pro každý projekt a když na štítek kliknete, zobrazí se všechny úkoly s ním spojené.

Zde je návod, jak můžete přidat štítek k libovolnému úkolu Asana:

Pokud spěcháte a hledáte konkrétní úkoly, zkuste stisknout Tab + T a okamžitě uvidíte všechny štítky spojené s vaším projektem a najdete všechny potřebné informace. Další skvělou funkcí je, že ke svým štítkům můžete přidat barvy a rozpoznat je ještě rychleji. Zelenou můžete použít pro něco schváleného nebo červenou, pokud dojde ke zpoždění nebo nepředvídanému problému.

Jak zobrazit všechny štítky v Asaně

V současné době není možný přístup ke všem vašim štítkům v Asaně. V postranním panelu však můžete vidět nejpoužívanější značky a najít ty, které potřebujete nebo jste nedávno použili. Pokud má vaše organizace více než sto značek, může být lepší použít k jejich nalezení rozhraní API nebo API Explorer. To vám zabere trochu času, protože to není snadný proces, ale nakonec uvidíte všechny své značky.

Zde je několik věcí, které můžete udělat:

Jak přidat opakující se úkol v ásaně

Každý tým by měl mít opakující se úkoly, protože to je nejlepší způsob, jak všem připomenout, co je třeba udělat. V Ásaně jsou opakující se úkoly duplikovány do nového úkolu s jiným datem dokončení pokaždé, když dokončíte ten předchozí. Mějte na paměti, že pokud se rozhodnete opakovat velký úkol, nedělejte to s malými dílčími úkoly, protože se začnou duplikovat a ve vašem kalendáři jich bude příliš mnoho.

Zde je návod, jak můžete změnit jakýkoli úkol na opakující se:

Můžete si také přizpůsobit, jak často chcete, aby se opakující úkol zobrazoval, ať už se bude opakovat týdně, měsíčně nebo v určitém intervalu. Všechny tyto možnosti jsou umístěny v části Termín dokončení, takže můžete určit čas a datum pro každý opakující se úkol.

Pokud chcete, aby se váš úkol opakoval týden, budete muset vybrat možnost Týdně a označit dny. Pokud chcete, aby se úkol opakoval čtvrtletně, nastavte jej na Měsíčně a opakujte každé tři měsíce. Pokud se jedná o úkol, který budete muset splnit dvakrát ročně, použijte možnost Měsíčně a zvolte opakování za šest měsíců. Pokud chcete úkol odstranit, vyberte v sekci opakování „Nikdy“ a úkol se přestane opakovat.

Jak přidat nový štítek v Asaně

Štítky jsou povinné pro každý projekt nebo aktivní problém v Asaně. Označují úkoly, takže každý může sledovat svůj pokrok. Dvěma hlavními prvky každé značky jsou klíčové slovo a barva.

Klíčové slovo vám může pomoci kategorizovat všechny vaše úkoly a poskytnout vám vyhledávací výrazy, které můžete zadat, kdykoli potřebujete najít konkrétní úkoly. Pokud jde o barvu, může fungovat jako vizuální prvek vyhledávání. Používání značek je snadné, pokud je váš tým již vytvořil. Když však musíte začít od nuly, věci se mohou trochu zkomplikovat, protože musíte vytvořit kompletní systém.

Zde je návod, jak vytvořit novou značku:

Kdykoli začnete psát novou značku, všimnete si, že získáte všechny podobné názvy značek. Tímto způsobem nebudete muset trávit spoustu času hledáním konkrétního. Pokud vytvoříte nový štítek a najdete v něm překlep, můžete jej rychle smazat a vytvořit opravený. Takto můžete odstranit značku:

Když štítek smažete, všichni odběratelé štítku obdrží e-mail s upozorněním na smazání. Pokud jste omylem smazali štítek s ID štítku, můžete jej obnovit kontaktováním týmu Asana. Z rozbalovací nabídky můžete také sdílet adresu URL značky, synchronizovat ji s kalendářem a přidat barvu, aby si toho každý všimnul, jakmile úkol otevře.

Jak přidávat komentáře v ásaně

Jednou z nových funkcí, které Asana zavedla, jsou komentáře. Mohou poskytnout další informace o problému a umožnit spolupracovníkům klást otázky a vidět reakce všech. Navíc tento způsob komunikace umožňuje každému získat okamžitou odpověď.

Pokud chcete přidat komentář, přesuňte kurzor nad pole komentáře a zadejte jej. Až budete hotovi, klikněte na „Komentovat“ a všichni to uvidí.

Pokud napíšete svůj komentář a zapomenete jej zveřejnit, automaticky se stane konceptem, abyste jej mohli použít jindy. Můžete také použít příkaz „Tab + C“ pro rychlé zahájení psaní komentáře.

Jak přejmenovat značku v Asana

Když používáte mnoho značek, všichni členové týmu musí být při pojmenovávání na stejné stránce. Proto možná budete muset některé z nich několikrát přejmenovat, dokud neuvidíte, co pro váš tým funguje nejlépe. Pokud z nějakého důvodu potřebujete přejmenovat novou značku, musíte udělat toto:

Snažte se nevytvářet duplicitní štítky, protože každý tým má svůj vlastní jedinečný způsob použití a pojmenování štítků. Někdy si všimnete, že tagy mají podobné názvy, ale používají různé barvy, takže je třeba dávat pozor, abyste nepřejmenovali dokonale funkční titul.

Další často kladené dotazy

Jaký je nejlepší způsob použití značek v ásaně?

Existuje mnoho způsobů, jak používat tagy v Ásaně. Jednou z nejlepších pro mnoho uživatelů je organizace pracovního kalendáře. Pomocí značek tedy můžete sledovat každý úkol v průběhu týdne nebo měsíce. A podle následujících barev můžete vidět, co se s projektem děje. Je to skvělý způsob, jak pracovat s jakýmkoli typem správy obsahu a ukáže se jako užitečný, pokud jde o projekty, které mají spoustu malých úkolů.

Dalším skvělým způsobem, jak používat značky v Asaně, je definovat své priority a výsledky. Bez podrobné klasifikace se budou všechny úkoly jevit stejně důležité a důležité nebudou mít prioritu. Pomocí značek můžete každý úkol propojit s jeho klíčovým výsledkem, aby celý tým věděl, co je naléhavé a co ne.

Pro každý tým pracující s produktovým backlogem musí existovat systém, ve kterém má každá zpráva, požadavek nebo úkol určitou barevnou značku. Bez toho se projekty mohou rychle stát nepřehlednými a trvat dlouho, než se vše vyřeší.

Jsou značky a vlastní pole to samé?

Ne, protože se používají pro různé účely v rámci projektu nebo úkolu. Tagy slouží k označení funkcí a jejich seskupení podle důležitosti nebo části projektu.

Vlastní pole se používají, když potřebujete sdílet data mezi lidmi pracujícími na stejném projektu nebo když potřebujete sledovat jednotlivé informace ve více projektech.

Tag a všechno!

Asana je užitečná aplikace pro řízení výkonu, která vyvinula několik nástrojů pro zlepšení výkonu týmu. Pomocí značek a komentářů se můžete ujistit, že každý dělá vše, co je v jeho silách, aby byl váš produkt úspěšný, zatímco vy ho máte stále pod kontrolou. Zde se štítky hodí nejvíce.

Nyní, když víte více o tom, jak tagy fungují a jak je přidat do svých projektů, budete moci využívat Asana naplno. Jaké máte zkušenosti s tagy? Už jste někdy vytvořili nový?

Řekněte nám více v komentářích níže.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.