Jak vytvořit pravidlo v aplikaci Microsoft Outlook

Pomocí pravidel v aplikaci Microsoft Outlook můžete automaticky aplikovat předdefinované akce na e-maily, které odpovídají zadaným kritériím ve vašem účtu. To pomáhá vyhnout se ručnímu filtrování vašich e-mailů a automatizuje proces. Ukážeme vám dva různé způsoby vytváření pravidel v Outlooku.

Způsoby vytváření pravidel v aplikaci Outlook

První způsob, jak vytvořit pravidlo v aplikaci Outlook, je použít jako základ existující e-mailovou zprávu. Aplikace Outlook se poté pokusí najít zprávy, které jsou podobné té, kterou jste vybrali, a umožní vám s nimi provést akci.

Dalším způsobem je vytvoření pravidla ze šablony. V této metodě buď vyberete šablonu pro vytvoření pravidla, nebo vytvoříte pravidlo z prázdné šablony. To vám dává větší kontrolu nad tím, co chcete se svými e-maily dělat.

Vytvořte pravidlo pomocí existujícího e-mailu v aplikaci Outlook

Chcete-li jako základ pravidla použít e-mailovou adresu, která je již ve vašem e-mailovém účtu, spusťte nejprve aplikaci Outlook v počítači.

Když se Outlook otevře, najděte e-mailovou adresu, kterou chcete použít jako základ. Chceme například odeslat všechny e-maily ze Zoomu do konkrétní složky, takže najdeme e-mail ze Zoomu. Poté klikněte pravým tlačítkem na tento e-mail a zvolte Pravidla > Nové pravidlo.

Otevře se okno „Vytvořit pravidlo“. Zde Outlook předem vyplní určitá pole z vybraného e-mailu, aby vám ušetřil čas. Chcete-li tato pole použít, nezapomeňte zaškrtnout políčko vedle každého pole.

Pokud chcete změnit obsah polí, udělejte to.

Ve stejném okně v části „Provést následující akce“ se rozhodnete, která akce se použije na vybrané e-maily. Pokud například chcete automaticky přesouvat e-maily podobné tomu, který vyberete, do složky, aktivujte možnost „Přesunout položku do složky“. Poté klikněte na „Vybrat složku“.

V okně Pravidla a upozornění vyberte složku, kam chcete přesunout své e-maily. Poté zvolte „OK“.

Zpět v okně Vytvořit pravidlo kliknutím na tlačítko OK vytvořte a uložte pravidlo.

Rada. Chcete-li získat přístup k dalším možnostem konfigurace pravidla, v okně Nové pravidlo klikněte na tlačítko Další možnosti.

Pokud chcete nové pravidlo použít i na existující e-maily, v okně Úspěch, které se otevře, povolte možnost „Spustit toto pravidlo nyní pro zprávy již v aktuální složce“. Poté zvolte „OK“.

To je vše. Vaše pravidlo bylo nyní vytvořeno a bude použito na e-maily, které splňují zadaná kritéria.

Věděli jste, že k automatickému odesílání e-mailů se skrytou kopií můžete použít pravidlo aplikace Outlook?

Vytvořte roli pomocí šablony v Outlooku

Outlook má několik šablon, které vám pomohou vytvořit některá základní pravidla. Chcete-li použít tyto šablony, nejprve spusťte aplikaci Outlook v počítači. Poté v levém horním rohu Outlooku klikněte na Soubor.

Na levém postranním panelu klikněte na „Informace“. Poté v pravém podokně vyberte Spravovat pravidla a upozornění.

Otevře se okno Pravidla a upozornění. Zde na kartě Pravidla e-mailu klikněte na Nové pravidlo.

Zobrazí se okno Průvodce pravidlem, které nabízí různé šablony, které lze použít pro nové pravidlo. Vyberte šablonu, kterou chcete použít. Například vyberte „Přesunout zprávy s konkrétními slovy v předmětu do složky“, pokud chcete přesunout e-maily, které obsahují konkrétní slovo v předmětu, do konkrétní složky ve vašem e-mailovém účtu.

V dalších krocích budeme používat výše uvedenou šablonu.

Jakmile vyberete šablonu, klikněte na „Další“ ve spodní části okna.

Na další stránce v části „Krok 2“ klikněte na „Konkrétní slova“.

Zobrazí se okno „Hledat text“. Zde klikněte na pole „Zadejte slova nebo fráze k vyhledávání v předmětu“ a zadejte slova nebo fráze, podle kterých chcete filtrovat své e-maily. Poté přidejte tato slova do seznamu kliknutím na Přidat.

Po přidání slov klikněte na tlačítko OK.

Ještě jednou v kroku 2 klikněte na Zadáno.

Vyberte složku, kam chcete přesunout e-maily. Poté zvolte „OK“.

Nyní jste zpět v okně Průvodce pravidly. Zde dole klikněte na „Další“. Poté vyberte „Další“ a „Další“.

Na obrazovce Kompletní nastavení pravidla zadejte do pole Krok 1: Zadejte název tohoto pravidla název pravidla. Může to být jakýkoli název, který si vyberete, ale snažte se být popisný, abyste toto pravidlo později snadno poznali.

Chcete-li v části „Krok 2: Možnosti pravidla přizpůsobení“ použít roli kromě nových e-mailů i pro všechny své stávající e-maily, povolte možnost „Spustit toto pravidlo nyní pro zprávy, které již máte ve své doručené poště“.

Aktivujte pravidlo výběrem možnosti Povolit toto pravidlo. Poté klikněte na „Hotovo“ v dolní části.

V okně Pravidla a upozornění ve spodní části vyberte Použít a poté OK.

Tip: Chcete-li v budoucnu pravidlo odstranit, vyberte pravidlo v seznamu a vyberte Odstranit.

Vaše pravidlo bylo nyní vytvořeno a bude filtrovat a reagovat na vybrané e-maily. Připraveno.

Věděli jste, že v Outlooku můžete vytvářet pravidla na straně serveru? Liší se od těch, které jste viděli výše a v určitých případech je můžete použít.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.